Almarwah Sekolah Ku: Oktober 2011

Sabtu, 29 Oktober 2011

tugas laporan 2

Apakah tata usaha sekolah itu?

Besarkah peranannya dalam sekolah? Dan apa saja sih fungsi dan tugas mereka disekolah? Itulah mungkin pertanyaan-pertanyaan yang mungkin keluar bagi orang yang belum begitu kenal dengan tata usaha (TU) sekolah.
Untuk ini saya khususkan tentang TU Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP). Sebagai seorang TU, saya ingin mencoba mengangkat ‘dinamika kehidupan’ mencoba tata usaha dari pantauan kesehariannya (karena saya seorang TU) dan dari sudut ilmiahnya (karena saya sekarang Mahasiswa peminat masalah pertatausahaan di UK).
Staff TU yang ada di indonesia tampaknya berbeda dengan staff tu yang ada di UK. Disini untuk urusan administrai mereka dibagi menjadi 4 bagian; school assistant, clerical assistant, finance assistant dan general assistant (sumber: Nansen School, Birm, UK, 2001). Mereka bukan ditunjuk oleh pemerintah (karena sekolah mempunyai wewenang dan autonomy sendiri). Mereka masuk bekerja disekolah didasarkan pada professionalisme mereka. Sebelum bekerja disekolah mereka harus mendapatkan skill dan pengetahuan yang cukup untuk kerja mereka. Oleh karena itu pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing.
Hal ini agak berbeda dengan TU yang ada di Indonesia. semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996). Staff TU tidak bekerja sesuai dengan disiplin ilmu mereka, Kenapa? Karena banyak alasan untuk itu. Yang paling mendasar adalah, mereka hanya sebagian besar- mungkin hampir semuanya- lulusan dari SLTA atau sedikit yang dari Sekolah Kejuruan. Jarang diantara mereka mengikuti pendidikan lanjutan dan disekolahkan oleh pemerintah untuk meng-up grade professionalisme mereka. Pertanyaanya adalah, dengan faktor-faktor pembatas seperti itu apakah kerja-kerja bidang administrasi di sekolah kita dapat berjalan maksimal?
Hal-hal seperti in memang layak menjadi sorotan bagi pemerhati masalah pendidikan dan ketenaga kerjaan. Sebab, selama ini yang disorot adalah guru dan permasalahannya, juga kepala sekolah dan pelajar, tapi untuk TU sekolah apakah kita semua sudah cukup memberikan perhatian atas apa yang telah berhasil mereka kerjakan ataupun apa yang belum mereka lakukan. Sungguh suatu hal yang bijak kalau kita semua mau melihat sisi dalam dari sekolah yang bukan hanya untuk guru dan kepala sekolah, tapi juga TU yang selama ini berjuang ‘dibelakang meja’ untuk kepentingan sekolah.
Itulah sekelumit tentang TU SLTP dan mungkin juga TU sekolah lanjutan lainnya yang bisa saya sampaikan, ini merupakan awal yang saya harap Bapak-Bapak yang berkecimpung dalam dunia pendidikan mempunyai respon tentang masalah ini.
Menyoal Mutu Pegawai TU Sekolah

A successful team is a group of many hands but of one mind

Berbagai upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan terus dilakukan pemerintah. Menurut Fasli Jalal (2001:110) setidaknya ada empat aspek penting yang tengah menjadi program pemerintah dalam upaya peningkatan mutu pendidikan, yaitu aspek kurikulum, tenaga kependidikan, sarana pendidikan, dan kepemimpinan satuan pendidikan.

Di samping itu, dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan, pemerintah melalui mentri Pendidikan Nasional juga telah mencanangkan "gerakan peningkatan mutu pendidikan" pada tanggal 2 Mei 2002. Gerakan ini dimaksudkan untuk memacu percepatan peningkatan mutu pendidikan nasional yang tengah terpuruk. Namun tanpa bermaksud mengurangi penghargaan terhadap hasil yang telah diperoleh melalui upaya peningkatan mutu pendidikan tersebut, agaknya patut diakui bahwa upaya peningkatan mutu pendidikan kita belum membuahkan hasil yang terlalu menggembirakan.

Di tingkat sekolah, upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan ternyata masih banyak menemukan kendala-kendala yang harus segera dicarikan jalan keluarnya. Di antara kendala tersebut yang sepertinya luput dari pantauan banyak orang ialah masalah mutu pegawai tata usaha (TU) sekolah yang belum memberikan kontribusi yang signifikan terhadap peningkatan mutu pendidikan. Disadari atau tidak, mutu pegawai tata usaha sekolah merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi mutu sebuah sekolah. Tapi patut disayangkan, upaya peningkatan mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah kelihatannya kurang mendapat perhatian.

Memang harus diakui bahwa kunci utama peningkatan mutu pendidikan di sebuah sekolah adalah guru. Tanpa didukung oleh mutu guru yang baik upaya peningkatan mutu pendidikan akan menjadi hampa, sekalipun didukung oleh komponen lainnya yang memadai. Karenanya tentu sangat beralasan bila pemerintah saat ini lebih memfokuskan peningkatan mutu guru sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan. Apalagi kondisi saat ini sangat menuntut perlunya keseriusan untuk meningkatkan mutu guru.

Namun sekalipun prioritas utama sekarang ini tengah diberikan pada upaya peningkatan mutu guru, pemerintah tentu juga harus menolehkan perhatian pada upaya peningkatan mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah. Sebagai sebuah sistem, sekolah juga terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi antara yang satu dengan yang lainnya. Apabila ada satu komponen saja yang "error", maka sistem sekolah juga akan turut "error". Dalam realitasnya memang tidak jarang sistem sebuah sekolah menjadi "bermasalah" karena faktor mutu dan kinerja pegawai tata usaha yang (maaf) rendah.

Walaupun hubungan antara mutu pendidikan sebuah sekolah dengan mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah merupakan hubungan yang bersifat tidak langsung, namun harus diakui (sekalipun tidak dilengkapi dengan data hasil penelitian) bahwa mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah turut mempengaruhi mutu pendidikan sebuah sekolah. Karenanya, upaya peningkatan mutu pendidikan juga harus menyentuh peningkatan mutu dan kinerja kepala dan pegawai tata usaha sekolah agar mereka bisa memberikan kontribusi yang lebih besar bagi peningkatan mutu pendidikan di sebuah sekolah.

Mutu dan Kinerja Pegawai TU Sekolah Rendah?

Tulisan ini sebenarnya tidak dimaksudkan untuk menghakimi apalagi menvonis mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah. Untuk menilai mutu dan kinerja sebuah profesi yang dilakoni banyak orang ini tentu selayaknya menggunakan data-data ilmiah yang lebih objektif. Jika penulis berasumsi bahwa mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah masih rendah, itu hanyalah pendapat pribadi yang didasari oleh pengamatan penulis dari beberapa contoh kasus yang ada di sekitar lingkungan penulis. Sekalipun penulis berkeyakinan bahwa di sekolah lain nasibnya juga tidak akan terlalu jauh berbeda dengan contoh kasus yang penulis amati.

Ada beberapa indikator yang menunjukkan bahwa mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah masih rendah, yaitu : pertama, masih banyak pegawai tata usaha sekolah yang tidak (belum?) mempunyai kemampuan, kecakapan atau keahlian yang memadai untuk mengerjakan tugas-tugas mereka (yang wajib apalagi yang sunat) dengan performa yang baik dan memuaskan. Contoh paling sederhana ialah masih sangat banyaknya pegawai tata usaha sekolah (mungkin juga termasuk kepala tata usaha) yang belum bisa mengoperasikan komputer dengan baik untuk urusan administrasi tata usaha sekolah. Padahal hampir seluruh administrasi sekolah saat ini menggunakan komputer. Selain itu, di bidang-bidang lain juga terlihat masih banyak kesemrautan kerja tata usaha sekolah seperti pengarsipan surat yang tidak tertata rapi, surat masuk dan keluar sering hilang, data-data sekolah banyak yang tidak lengkap dan tidak ada, dan kalaupun ada banyak yang tidak up to date.

Bila melirik pula ke perpustakaan yang juga menjadi bagian tugas dari tata usaha, "wajah" pustaka juga belum banyak mencerminkan sebuah perpustakaan yang telah mendapat sentuhan dari tangan-tangan pegawai yang profesional. Padahal ini semua sebenarnya barulah pekerjaan yang bersifat "melaksanakan". Dan tentu bisa dibayangkan bila melaksanakan saja kurang beres, apalagi "merencanakan". Jangankan disuruh membuat proposal maupun laporan kegiatan, sedangkan membuat konsep sehelai surat yang tidak ada contohnyapun terkadang tidak bisa. Padahal di setiap kegiatan sekolah (yang ada SK Panitia dan tentu juga ada honornya) selalu yang menjadi sekretaris adalah kepala tata usaha.

Kedua, masih rendahnya disiplin, loyalitas dan tanggung jawab pegawai tata usaha sekolah dalam menjalankan tugas-tugas mereka sebagai pegawai tata usaha sekolah. Ketaatan sebagian mereka barulah sekedar ketika ada kepala sekolah. Bila kepala sekolah tidak ada atau keluar karena suatu keperluan, maka para pegawaipun juga akan menghilang satu persatu. Dan yang lebih ironisnya lagi ternyata ada pegawai tata usaha yang "berani" datang kesekolah hanya beberapa hari sebelum dan sesudah tanggal baru, sekedar untuk mengambil "sisa gaji'.

Ketiga, masih belum tercerminnya pelayanan prima yang diberikan kepada siswa, orang tua, dan masyarakat. Banyak orang tua, siswa ataupun warga masyarakat yang berurusan kurang dilayani dengan penuh keramahan, penuh perhatian, cepat, tepat, mudah dan tidak berbelit-belit. Terkadang kala ternyata untuk mengurus surat pindah maupun surat keterangan saja harus "batele-tele". Dan yang lebih parahnya lagi kadang-kadang harus pakai "tanda terimakasih" pula.

Keempat, masih belum nampaknya kecerdasan emosional, spritual, dan bahkan juga kecerdasan intelektual pegawai tata usaha sekolah dalam memecahkan berbaga permasalahan serta dalam berinteraksi di lingkungan sekolah. Masih banyak pegawai tata usaha yang justru lebih banyak menghabiskan waktunya untuk bergunjing ketimbang untuk menorehkan prestasi kerja yang lebih baik. Bahkan tidak jarang kebiasaan bergunjing ini menjadi "api" yang menyebabkan permusuhan di dalam komunitas lingkungan sekolah. Ini semua tentu semakin memperjelas betapa (sebagian besar/kecil?) pegawai tata usaha sekolah belum memperlihatkan mutu dan kinerja yang memuaskan.

Di berbagai sekolah ternyata masih banyak "jabatan" yang seharusnya dipegang oleh pegawai tata usaha tetapi justru harus dihandle oleh guru. Contoh kasus paling banyak ditemukan ialah masih banyaknya guru yang menjadi bendahara atau pengelola keuangan sekolah seperti menjadi bendahara gaji/rutin, bendahara BOS, dan bendahara komite sekolah. Padahal posisi tersebut seharusnya dipegang oleh pegawai TU sekolah

Di sekolah penulis sendiri, dari tiga bendahara yang ada, tidak ada satupun yang dipegang oleh pegawai tata usaha sekolah. Yang justru lebih ironisnya dua dari bendahara tersebut dihandle oleh dua orang wakil kepala sekolah. Bisa dibanyangkan bagaimana seorang guru bekerja secara overlape sementara pegawai tata usaha justru setiap hari kekurangan pekerjaan.

Lalu mengapa jabatan yang seharusnya diberikan kepada pegawai tata usaha sekolah ini diberikan kepada guru? Apakah guru yang terlalu "rakus" dengan jabatan yang ada di sebuah sekolah? Dalam konteks manajemen sekolah tentu semua tugas tambahan yang diberikan kepada guru maupun pegawai tata usaha sekolah merupakan kebijakan kepala sekolah yang telah dipertimbangkan secara matang. Bila kepala sekolah justru lebih mempercayai guru untuk memegang sebuah jabatan yang seharusnya dipegang oleh pegawai tata usaha sekolah, maka tentu akan muncul pertanyaan, ada apa dengan pegawai tata usaha sekolah?

Pegawai Tata Usaha Sekolah Masa Depan

Masa depan sebuah sekolah sebagian besar ditentukan oleh orang-orang yang ada di sebuah lingkungan sekolah. Untuk meraih masa depan sekolah yang lebih baik, seyogyanya setiap personalia sekolah saling bersinergi, bekerjasama dan sama-sama bekerja dengan penuh keikhlasan untuk mewujudkan masa depan sekolah yang lebih baik, lebih mencerahkan dan lebih mencerdaskan kehidupan bangsa.

Penempatan pegawai tata usaha sekolah ke depan seharusnya benar-benar mempertimbangkan mutu, kemampuan, kecakapan, atau keahlian yang memadai untuk melaksanakan tugas mereka di bidangnya masing-masing. Diharapkan ke depan pegawai tata usaha sekolah benar-benar tenaga profesional di bidangnya, seperti profesional di bidang manajemen perpustakaan, profesional di bidang manajemen keuangan sekolah, profesional di bidang kearsipan, profesional di bidang teknologi informatika komputer. Dan penempatan tenaga profesional di lingkungan tata usaha sekolah ini seyogyanya mengacu pada prinsip the righ man on the righ job.

Ini berarti untuk menjadi pegawai TU sekolah yang profesional dan berkontribusi positif terhadap peningkatan mutu pendidikan tidak cukup lagi hanya dengan mengandalkan ijazah SLTA. Tanpa bermaksud mengurangi penghargaan terhadap segmen ini, tentunya sangat tidak adil menempatkan pegawai TU sekolah yang rata-rata Cuma berijazah SLTA sementara mereka dituntut harus serba bisa dalam segala persoalan "tetek bengek" tata usaha sekolah. Padahal tugas-tugas TU sekolah semakin hari semakin kompleks dan semakin membutuhkan orang-orang yang betul-betul trampil dan profesional.

Dengan adanya penempatan tenaga profesional untuk menjadi pegawai tata usaha sekolah, diharapkan setiap komponen yang ada di sekolah akan mampu mengoptimalkan kinerja mereka masing-masing. Peran "ganda" yang selama ini banyak dimainkan guru diharapkan akan segera berakhir. Bila guru tidak ada lagi yang overlape, maka tentu guru akan lebih bisa mengoptimalkan kemampuannya untuk memacu peningkatan mutu pendidikan. Sekalipun di sisi lain harus diminta kerelaan guru yang memainkan peran ganda tersebut untuk melepas sebagian "lobang piti masuak" mereka.

Di samping itu, dengan adanya tenaga profesional di lingkungan pegawai tata usaha sekolah diharapkan dapat semakin memacu peningkatan mutu manajamen sekolah. Apalagi dalam perspektif manajemen berbasis sekolah semakin menuntut tersedianya pegawai tata usaha sekolah yang benar-benar mampu berkontribusi positif dalam peningkatan mutu sekolah. Belajar dari pengalaman yang ada, ternyata cukup banyak sekolah yang dikelola dengan manajemen "tukang sate" yang berakibat terjadinya penumpukan pekerjaan sekaligus tanggung jawab pada seorang individu saja ( one man show ). Kesalahan ini tentu tidak bisa disebut murni kesalahan kepala sekolah semata, tetapi di dalamnya juga include faktor ketidakberdayaan kepala dan pegawai tata usaha sekolah untuk memainkan peran mereka masing-masing.

Selain memiliki kemampuan, keahlian atau kecakapan yang memadai, yang tidak kalah pentingnya ialah pegawai TU sekolah di masa depan harus memiliki visi dan komitmen yang kuat untuk turut memajukan dunia pendidikan. Sekolah di samping menjadi "lahan penghidupan" juga harus dipandang sebagai lahan untuk beramal. Sehingga setiap pekerjaan tidak harus selalu diukur dengan materi yang akan diterima. Seyogyanya prinsip hidup "berbuat dan memberikan yang terbaik" menjadi budaya setiap individu di lingkungan sekolah. Ini juga berarti pegawai TU sekolah juga harus memiliki kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial di samping kompetensi profesional. Semoga !

Standarisasi Tata Usaha Sekolah, sebuah urgensi....

Secara tidak sengaja, penulis diberi kesempatan untuk menjadi tanaga Tata usaha di sebuah Madrasah. Dibilang tidak sengaja, karena semula penulis berkeinginan untuk menjadi guru eksak. Apalagi jumlah guru eksak di madrasah tempat penulis bekerja sangat kurang dari kebutuhan. Namun karena belum mempunyai akta IV, maka "terpaksa" menjadi staf TU Madrasah tersebut. Walaupun begitu, penulis tetap sempat mengajar pada sejumlah mata pelajaran eksak. Hal ini memang sesuai dengan kualifikasi non formal dari penulis yang merupakan pengajar eksak pada sejumlah bimbel di selatan jakarta. Hebatnya (atau bodohnya?) saat penulis ditawai untuk menjadi guru, beberapa tahun kemudian, penulis menolak dengan alasan tertarik untuk mendalami karakteristik Tata Usaha.

Karakteristik fungsi TU Madrasah
Berdasarkan pengamatan penulis dari sejumlah madrasah di kabupaten Tangerang diperoleh gambaran kerja Tu madrasah mirip seperti yang diuraikan oleh Muhammad Yasin. Yaitu
1. Fenomena ketidak jelasan pembagian tugas dan tanggung jawab dari setiap staf TU. Istilah mereka : pekerjaan kolektif. Ada kelebihan dan kekurangan tentu saja. Kelebihannya adalah setiap staf kemungkinan memiliki semua keahlian Tata Usaha Sekolah. Kelemahannya adalah masalah tanggung jawab siapa kalau pekerjaan tidak selesai atau bermasalah. Sayangnya, kerja kolektif dari pegawai Tata Usaha
2. Ketidak jelasan perbedaan pemahaman TUPOKSI antara guru dan Tata Usaha, sebagai awal pemicu banyak kekisruhan konflik guru dan Tata Usaha di sekolah. Sampai saat ini masih ada sekolah/madrasah yang menganggap tugas guru hanya mengajar, sementara selain mengajar adalah tugas Tata Usaha. fenomena tata Usaha sebagai pelayan Guru, juga memperkuat peluang konflik guru - TU. Apalagi dengan masih terbatasnya kemampuan sejumlah guru dalam menggunakan komputer menyebabkan guru "menyerahkan" semua tugas yang sebetulnya masih TUPOKSI nya kepada TU.
3. Perbedaan Jam kerja Guru - Tata Usaha Pada sekolah menengah, terjadi kecemburuan, terutama pada level PNS guru dan PNS TU. Jam kerja guru yang relatif rendah dibanding TU, menjadi pemacu menurunnya motivasi kerja TU. Bayangkan, TU PNS bekerja 6 hari kerja, Guru PNS bisa 3 hari kerja. Maka fenomena TU ngobrol bisa ditemui (walaupun jarang ditemui di sekolah penulis). Hal ini belum termasuk perbincangan mengenai perbedaan jumlah jenis insentif guru yang jauh lebih banyak dibanding jumlah jenis insentif Tata Usaha

JALAN KELUAR PENYELESAIAN
Memperbaiki kualitas ketrampilan kerja Tata Usaha, seperti yang diuraikan oleh Muhammad yasin sangat baik sebagai penyelesaiannya. Namun sebetulnya yang efektif adalah bagaimana pemerintah membuat semacam buku petunjuk besar petunjuk pelaksanaan kerja Tata Usaha. Dalam buku ini mencakup semua bagian pekerjaan dalam Tata Usaha, termasuk contoh persuratan, organisasi. Dengan cara ini maka staf Tata Usaha dapat bekerja sambil belajar. maka solusi ini dapat menjadi solusi yang efektif dan efisien.
Dan tentunya semua itu dapat berjalan dengan baik jika pihak pemimpin sekolah, dalam hal ini kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah mampu bekerja sama dan berfungsi sesuai dengan tanggung jawabnya, termasuk menyelesaikan permasalahan konflik yang mungkin terjadi.
Dan yang terpenting adalah tidak perlu ada saling menyalahkan tugas dan pekerjaan antara Guru dan Tata Usaha, karena seberapa besar kesalahannya harus disikapi dengan arif, mengingat antara Tata Usaha dan Guru adalah sama - sama berjuang untuk memajukan pendidikan sekolah. (Walupun perhatian pemerintah saat ini lebih berfokus kepada Guru)

Terima kasih

tugas laporan

BAB I

Pendahuluan

Pada waktu yang lampau, pada umumnya tugas kewajiban guru hampir seluruhnya mengenai pekerjaan mengajar melulu dalam arti menyampaikan keterangan-keterangan dan fakta-fakta dari buku kepada murid, member tugas-tugas dan memeriksanya.

Waktu dan keadaan demikian di sekolah-sekolah kita sekarang telah dan sedang berlalu dengan cepat. Sekarang, guru harus juga memperhatikan kepentingan-kepentingan sekolah, ikut serta menyelesaikan bebagai persoalan yang dihadapi oleh sekolah yang kadang-kadang sangat kompleks sifatnya.

Dalam banyak hal pekerjaanya berhubungan erat sekali dengan pekerjaan seorang pengawas, kepala sekolah, pegawai tata usaha sekolah, dan berbagai pejabat inspeksi lainnya. Secara berangsur-angsur tekanan makin diberikan kepada partisipasi guru dalam administrasi pendidikan/sekolah, yakni penyelenggaraan dan manajemen sekolah khususnya dalam tata usaha.

Tokoh-tokoh pendidikan sekarang menekankan kepada gagasan tentang demokrasi dalam hidup sekolah. Guru-guru hendaknya didorong untuk ikut serta dalam pemecahan masalah-masalah administrative yang langsung mempengaruhi status professional guru.

Kegiatan partisipasi guru dalam administrasi sekolah khususnya dalam hal ketata usahaan antara lain seperti sumbangan-sumbangan guru terhadap perbaikan kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum, pilihan buku-buku dan alat-alat pelajaran, dsb.

Berhubung dengan itu, sangat penting dibicarakan dalam rangka administrasi pen didikan ini tentang peranan dan tanggungjawab guru di dalam organisasi dan administrasi sekolah tempat kegiatan-kegiatan meliputi lebih dari khusus mengajar di kelas.

BAB II

Isi

1.Arti, fungsi dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah

Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:

1. Menghimpun: yaitu kegiatan-kegiatan mencari data, mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.

3. Mengolah: bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.

5. Mengirim: yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha merupakan salah satu usur administratif.

Selanjutnya kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ugin mencapai suatu tujuan. Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu organisasi maupun tentu dilaksanakan tata usaha.

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu.

Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.

Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yan tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control.

Akhirnya tata usaha juga menpunyai peranan melancarkan dan perkembangan suatu sekolah dalam keseluruhanya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

1.1Ruang Lingkup

Pada hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Surat memegang peranan penting dalam organisai sekolah karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti komunikasi/informasi.

Berbbicara tentang surat, maka dapat kita tinjau melalui jenis surat:

1. Surat Dinas

2. Nota Dinas

3. Memorandum (memo)

4. Surat pengantar

5. Surat kawat

6. Surat edaran

7. Surat keputusan

8. Surat undangan

9. Surat Instruksi

10. Surat Tugas

11. Surat Pengumuman

Berikut ini berbagai macam bentuk uraian dari surat-surat dinas.

1. Surat dinas

Pada dasarnya membuat surat sama dengan mengarang karenanya maka semua ketentuan mngenai karangan dan komposisinya berlaku juga untuk surat.

Ketentuan-ketentuan itu antara lain:

a) Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan

b) Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana, tegas dan menarik

c) Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali yang memang belum ada pada namanya dalam Bahasa Indonesia

Susunan

Susunan surat dinas terdiri dari 3 bagian, yaitu:

a) Kepala surat

b) Isi surat

c) Kaki atau penutup surat

1) Kepala surat

a) Sesuai dengan instruksi Menteri Pendidikan da Kebudayaan No. 20/0/1976. Kepala surat untuk surat-surat yang dibuat oleh sekolah terdiri atas tiga baris yaitu:

Baris pertama: Tulisan “Departemen Pendidikan dan Kebudayaann” (ditulis dengan huruf besar semua)

Baris kedua: Tulisan “Sekolah diikuti dengan jenis dan tingkatanya”.

Baris ketiga: Alamat.

Kepala surat ini dapat dicetak pada blangko kertas surat paling atas. Di sebelah kiri diberi dengan symbol Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, yaitu yang bertuliskan “Tut Wuri Handayani”.

b) Nomor surat

Pembukaan tentang nomor surat itu dituangkan dalam insruksi Menteri Pndidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 7/0/1977 Tanggal 31 Maret 1977.

Nomor surat untuk sekolah terdiri dari:

1) Nomor urut surat

2) Nomor kode sekolah, yang terdiri atas: Nomor kode ksntor wilayah, kantor kabupaten atau kantor kecamatan. Nomor kode urut wilayah di mana sekolah itu bernaung. Kode urut sekolah, yang lebih jauh ditetapkan oleh kantor wilayah yang bersangkutan.

3) Kode perihal surat

4) Kode tahun

c) Sifat surat

Sifat surat dapat dibedakan menjadi:

- Surat Rahasia

- Surat Penting

- Surat Biasa

Surat rahasia: Dibedakan menjadi sangat rahasia dan rahasia. Sangat rahasia: dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang sangat erat hubunganya dengan keamanan Negara, yaitu apabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berkah, dapat membahayakan keamanan Negara.

Rahasia: Dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan martabat pejabat dan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Surat penting: ialah surat yang isinya mengandung, mengikat, memerlukan tindak lanjut dan engandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama.

Surat biasa: ialah surat yang informasinya tidak penting, tidak memerlukan tindak lanjut. Sifat surat dinyatakan dengan cap, diletakaan di tempat kosong di bagian atas isi surat.

d) Lampiran

Lampiran merupakan lembaran atau berkas yang diikutsertakan bersama surat dan untuk menunjukan jumlah macam, nama dari bahan yang disertakan atau mungkin juga permasalahan.

e) Hal

Hal adalah isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara ringkas dan jelas.

f) Alamat

Alamat adalah nama pihak atau instansi yang dituju pengirim surat. Pada kertas surat unsur-unsur alamat yang ditukis hanya pejabat, jabatan dan kota tempat pejabat instansi yang bersangkutan.

Pada amplop unsure-unsur tersebut dilengkapi dengan jalan, gang, nomor, gedung lantai berapa san sebagainya, dan yang terakhir kota dan provinsinya.

Kota dan provinsi pada amplop dibubuhkan dengan hruf besar semua. “Untuk perhatian” dipergunakan apabila masalahnya cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tersebut tanpa memerlukan penentuan kebijaksanaan langsung dari pimpinanya.

2) Isi surat

Isi surat terdiri dari:

(a) Pendahuluan, yaitu kalimat pembukaan isi surat dan ditulis secara singkat dan jelas.

(b) Isi pokok, yakni uraian dari inti surat.

3) Penutup surat

Bagian terakhir dari sebuah surat, yang biasanya juga disebut dengan istilah kaki surat. Ketentuan tentang cara penulisanya diatur sebagai berikut:

(a) Nama instansi dan nama jabatan pejabat penandatangan yang bersangkutan

(b) Nama terang penandatangan diketik dengan huruf besar tanpa diberi kurung buka dan kurung tutup dan tidak diberi gais bawah.

(d) Kata “Tembusan”, yakni tindasan dari surat asli, diketik dengan huruf besar semuanya dan tidak diberi garis bawah, kemudian diikuti dengan titik dua jika yang ditembusi lebih dari satu alamat.

(e) Sedang cap dinas dibubuhkan dengan menyingung sedikit pada tanda tangan

(f) Pengiriman tembusan surat dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian permasalahan yang tercantum dalam surat tersebut

(g) Surat dinas yang terdiri dari satu halaman, lembaran pertamanya menggunakan kertas berkepala, halaman berikutnya menggunakan kertas tidak berkepala.

2. Nota dinas

Nota dinas merupakan salah satu ala komunikasi kedinasan antarpejabat atau unit organisasi di lingkungan (dalam-intern) departemen yang sifatnya meminta pejelasan dan keputusan.

Susunan

Susunan nota dinas terdiri dari tiga bagian:

- Kepala nota dinas

- Isi nota dinas

- Kaki nota dinas

a) Kepala nota dinas terdiri atas:

1) Kata “Nota Dinas”

2) Nomor

3) Kepada

4) Dari

5) Hal

6) Tanggal, bulan, dan than

b) Isi nota

Isi nota pada dasrnya sama dengan surat dinas hanya lebih singkat tetapi jelas.

c) Kaki nota terdiri dari:

1)Nama jabatan yang mengirim nota, disusul dengan tanda tanganya.

2)Nama terang (tidak perlu disusul dengan NIP)

3)Tembusan

3. Memorandum (memo)

Memorandum, merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan lembaga, yang sifat penyampainya tidak resmi, memo dapat ditulis tangan atau diketik.

4. Surat penganta

Surat pengantar adalah surat yang dipergunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat-surat biasa atau lembar formulir.

5. Surat edaran

Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat sesuatu kebijaksanaan poko, melainkan hanya memberikan penjelasan tentang atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.

6. Surat undangan

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan dating pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan.

2. Organisasi pengelolalaan surat menyurat

Dalam organisasi surat menyurat akan dikenal petugas, penghimpun, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan peñata arsip.

Prmbagian tugas penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan piñata berkas secara umum dalam mengurus surat masuk diatur sebagai berikut:

a) Penerima, bertugas:

1) Menerima surat

2) Memeriksa jumlah dan alamat surat

3) Member paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.

4) Meneliti tanda tangan kerahasiaan surat, kesesuaiaan isi surat serta kesahaan surat.

5) Meneruskan surat kepada penyortir.

b) Penyortir, bertugas:

1) Menerima surat masuk

2) Mengelempokan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi.

3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat

4) Meneliti lampiran surat

5) Membukukan tanda penerimaan pada setiap surat.

6) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.

c) Pencatat, bertugas:

1) Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang telah diteliti

2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali lembar pengantar surat rahasia.

3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah.

d) Pengarah, bertugas:

1) Menerima, meneliti surat yang sudah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali, umtuk diarahkan dengan menunjukan siapa pengolah surat.

2) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah, dengan melalui petugas tata usaha sekolah.

3) Menyampaikan arsip kartu kendali.

e) Pengolah, bertugas:

1) Menerima srat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.

2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya. Dalam pengambalian ini disertakan tindakan pengendalian surat dan lembar-lembar pengantarurat. Sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja sikembalikan.

f) Peñata arsip, bertugas:

1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai dengan system klasifikasi yang berlaku.

2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.

3) Mengirim kartu kendalilain kepada pengolah, sebagai bukti bahwa surat yang telah diolah, disimpan di bagian arsip.

3.Peranan Guru dalam Tata usaha sekolah.

Telah disebutkan bahwa tugas utama gruru yaitu mengelola proses belajar mengajar dalam syatu lingkungan tertentu, yaitu sekolah. Sekolah merupakan subsistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, kmponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya.

Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting. Dalam menetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personaalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.

Administrasi sekolah terutama yang beraitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pkerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.

Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 1992, pasal 20 disebutkan bahwa:”Tenaga kependidikan yang akan ditugaskan untuk bekerja sebagai pengelola satuan pendidikandan pengawas pada jenjang penfifikan dasar dan menengah, dipilih dari kalangan guru.” Ini berarti, bahwa selain perananya untuk menyikseskan kegiatan administrasi sekolah terutama dalam linglup tata usaha di sekolah, guru perlu secara sunggug-sungguh menimba pengalaman dalam administrasi sekolah terutama dalam hal tata usaa sekolah, jika karier yang ditempuhnya nanti adalah pengawas, kepala sekolah atau pengelola satuan pendidikan yang lain.

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:

1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru

3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid

4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5) Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Peñata arsip pada proses surat menyurat.

BAB III

Kesimpulan